Một ví dụ tiêu biểu về mẫu iPhone 4G tình cờ bị một kỹ sư phần mềm của Apple bỏ quên tại một quán bar ở Redwood sau bữa tiệc sinh nhật. Và chỉ vài ngày sau đó, sản phẩm IPhone đã bị tiết lộ hoàn toàn tại trang web công nghệ Gizmodo. Trang này đã chia sẻ mọi đặc điểm nổi bật của nó chỉ trong một bài viết và nhanh chóng thu hút hơn 13 triệu lượt xem. Còn trường hợp WikiLeaks, người ta cho rằng 100,000 trang tài liệu có độ nhạy cảm cao của chính phủ đã được sao chép vào một đĩa CD của Lady Gaga. Và những thông tin rò rỉ gây ra những kết quả tai hại và những hậu quả có thể thay đổi thế giới. Câu chuyện của iPhone Apple và WikiLeaks làm nổi bật hai cách thông thường bí mật hay bị rò rỉ nhất: tình cờ, không chủ ý và cố ý lấy các bí mật thương mại của doanh nghiệp.

Vậy, các doanh nghiệp cần làm là gì?

Xác định những thông tin nào là bí mật thương mại với ý nghĩa rộng nhất và nhấn mạnh đặc biệt với nhân viên. Xây dựng một nguyên tắc về truyền thông kỹ càng sẽ giúp giảm nguy cơ tiết lộ bí mật. Theo đó, nhân viên sẽ xác định được loại thông tin nào là bí mật. Các công ty nên sử dụng định nghĩa rộng nhất của bí mật thương mại, có thể tìm trong luật. Chẳng hạn, Luật chống gián điệp kinh tế của Mỹ (EEA) định nghĩa bí mật thương mại là tất cả các loại thông tin, lưu trữ hoặc duy trì, đã được chủ sở hữu thực hiện các biện pháp hợp lý để giữ bí mật và có giá trị kinh tế độc lập.

Bởi vì các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, tài chính, nghiên cứu phát triển sẽ làm việc với các loại thông tin độc quyền khác nhau, mỗi bộ phận cần đào tạo nhân viên có những kỹ năng cơ bản từ đó có thể xác định được bí mật thương mại và tìm cách để bảo vệ chúng; thảo luận về những rủi ro đem lại từ phía các phương tiện truyền thông xã hội và Internet.

Cũng nên giả định rằng, một đối thủ cạnh tranh đang có ý định thuê nhân viên, sẽ yêu cầu người nhân viên cung cấp cho một bản sao bí mật nào có liệt kê danh mục các bí mật thương mại. Hãy để các đối thủ cạnh tranh biết rằng doanh nghiệp của bạn sẽ không có các hành vi trộm cắp thông tin độc quyền một cách nhẹ dạ.

Nghe có vẻ khắc nghiệt, nhưng hãy nghĩ về WikiLeaks và những nguy cơ có thể trên Internet. Ngay cả khi Bradley Manning, người điều hành máy tính ở Iraq đã bị buộc tội sao các tập tin vào đĩa CD của Lady Gaga, muốn cố gắng lấy lại chúng nhưng đã quá muộn. Daniel Ellsberg, người đã để lộ các báo cáo tối mật nghi ngờ cuộc chiến tranh Việt Nam trong năm 1971 (Pentagon Papers) khi là một nhà phân tích của RAND, đã cho biết nếu có thể làm lại, ông "đã quét tài liệu và đưa lên Internet" và sẽ không chờ đợi khi báo chí vào cuộc phân tích tài liệu này trước khi công khai.

Tìm hiểu thêm về những nhân viên sẽ tiếp cận thông tin mật của công ty. Điều tra lý lịch hợp pháp. Doanh nghiệp cần có trách nhiệm kiểm tra lý lịch một nhân viên có quyền tiếp cận bí mật thương mại. Bất kỳ việc kiểm tra lý lịch nào cũng phải được thực hiện với sự đồng ý bằng văn bản của người lao động và theo quy định của pháp luật hiện hành. Hãy đánh dấu lại, và suy nghĩ cẩn trọng về việc có nên để nhân viên đó ở một vị trí mà họ có quyền truy cập đến bí mật công ty không.

Kiểm soát mọi thông tin đề cập tới công ty trên Internet và nhanh chóng yêu cầu xóa bỏ những thông tin mật được đưa lên.

Một doanh nghiệp nên kiểm soát dư luận đang thảo luận gì về họ trên Internet thông qua một trong một số dịch vụ (ví dụ như Google Alerts). Nếu thấy bị lộ thông tin mật, cần phải hành động ngay lập tức bằng cách gửi thư, văn bản yêu cầu loại bỏ ngay lập tức. Nếu thư yêu cầu chỉ ra rõ ràng quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp đang bị xâm phạm, các trang web Internet nhất định sẽ thực hiện theo yêu cầu loại bỏ chúng. Các nhà cung cấp dịch vụ Internet cần phải phản ứng thích hợp đối với yêu cầu loại những nội dung có vấn đề. Ví dụ, Điều khoản Dịch vụ cung cấp của YouTube có đoạn:

"YouTube không cho phép các hoạt động vi phạm bản quyền và hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, và YouTube sẽ loại bỏ tất cả các nội dung được thông báo rằng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác. YouTube có quyền bỏ nội dung mà không cần thông báo trước."

Những khuyến nghị này phục vụ hai mục đích. Trước tiên, để giảm nguy cơ bí mật thương mại bị tiết lộ và chia sẻ qua Internet. Thứ hai, để duy trì tình trạng của các bí mật thương mại bằng cách chứng minh doanh nghiệp đang thực hiện các biện pháp để giữ bí mật.