Giảm giấy tờ, tăng cường tái sử dụng dữ liệu cho người dân, doanh nghiệp

Việc công bố văn bản hợp nhất cho thấy nỗ lực của Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý cho thủ tục hành chính trên môi trường số, hướng tới mục tiêu lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ, đồng thời bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ trong triển khai tại các bộ, ngành, địa phương.

Giảm giấy tờ, tăng tái sử dụng dữ liệu

Một trong những điểm nhấn xuyên suốt của Thông tư số 11, nay tiếp tục được thể hiện rõ trong văn bản hợp nhất, là yêu cầu khai thác và tái sử dụng dữ liệu điện tử đã có. Theo quy định, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính phải kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và Cổng Dịch vụ công quốc gia để phục vụ việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

Cách tiếp cận này nhằm hạn chế tối đa việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp nộp lại các giấy tờ đã được số hóa và lưu trữ trong hệ thống, qua đó giảm chi phí tuân thủ, tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Việc tái sử dụng dữ liệu cũng thể hiện rõ định hướng quản lý dựa trên dữ liệu, thay vì phụ thuộc vào hồ sơ giấy như trước đây.

Văn bản hợp nhất cũng chuẩn hóa đầy đủ các yêu cầu về theo dõi và hiển thị trạng thái xử lý hồ sơ. Theo đó, hệ thống phải công khai rõ ràng các trạng thái như: tiếp nhận, yêu cầu bổ sung, đang xử lý, quá hạn, đã giải quyết hoặc dừng xử lý; đồng thời cho phép người dân, doanh nghiệp tra cứu thông tin về cơ quan, bộ phận và cá nhân đang xử lý hồ sơ.

Quy định này góp phần khắc phục tình trạng chậm trễ, thiếu thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính, tăng cường trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước, đồng thời giúp người dân, doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ của mình.

Chuẩn hóa hồ sơ điện tử, đẩy mạnh chữ ký số

Một nội dung quan trọng khác được tích hợp đồng bộ trong văn bản hợp nhất là chuẩn hóa hồ sơ điện tử, biểu mẫu điện tử và việc sử dụng chữ ký số. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính phải tích hợp với nền tảng ký số, cho phép ký số trực tiếp trên hồ sơ, kiểm tra hiệu lực chữ ký số và lưu trữ kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia và lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân. Việc thống nhất các yêu cầu này trên phạm vi toàn quốc giúp tránh tình trạng mỗi địa phương triển khai theo một cách khác nhau, bảo đảm tính đồng bộ và liên thông của hệ thống.

Không chỉ tập trung vào trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp, văn bản hợp nhất còn duy trì và làm rõ các quy định về kết nối dữ liệu phục vụ công tác giám sát, đo lường và đánh giá thông qua hệ thống theo dõi, đánh giá. Dữ liệu về số lượng hồ sơ, trạng thái xử lý, mức độ cung cấp và sử dụng dịch vụ công được thu thập tự động, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Cách làm này tạo nền tảng cho việc chuyển từ quản lý thủ tục hành chính dựa trên báo cáo thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu thời gian thực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số.

Việc ban hành Văn bản hợp nhất Thông tư số 21 và Thông tư số 11 là bước đi cần thiết nhằm hoàn thiện khung pháp lý cho hệ thống giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số. Đây cũng là tiền đề quan trọng để các bộ, ngành, địa phương triển khai thống nhất, đồng bộ, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, phục vụ tốt hơn người dân và doanh nghiệp trong thời gian tới.