Bộ Nội vụ đã ban hành văn bản đề nghị UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kịp thời chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Việc này nhằm quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; tránh phân tán, mất mát, hư hỏng, lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu khi thực hiện Nghị quyết, văn bản chỉ đạo của Ban Chấp hành Trung ương về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. 

Cụ thể, Bộ Nội vụ đề nghị các địa phương ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hoá các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân cơ quan, tổ chức.

Việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền, quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, tổ chức.

Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ.

Liên quan đến việc số hóa tài liệu, tại Công văn số 687/BKHCN-CĐSQG, Bộ KH&CN cũng đề nghị địa phương rà soát, cập nhật, bổ sung các nội dung triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Nghị quyết số 03/NQ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW và phân công lại các nhiệm vụ trong các Nghị quyết, Chiến lược, Chương trình, Kế hoạch, Chỉ thị… về phát triển chính phủ điện tử, chính phủ số, chuyển đổi số phù hợp với mô hình tổ chức chính quyền địa phương mới, đảm bảo đồng bộ với thời hạn hiệu lực của quyết định tổ chức lại đơn vị hành chính.

Rà soát, cập nhật, ban hành Khung kiến trúc số cấp bộ, Khung kiến trúc số cấp tỉnh phù hợp với mô hình tổ chức chính quyền địa phương mới và phù hợp với Khung kiến trúc chính phủ số Việt Nam, phiên bản 4.0 (đã được Bộ KH&CN ban hành tại Quyết định số 292/QĐ-BKHCN ngày 25/3/2025). Thời hạn hoàn thành trong vòng 15 ngày kể từ khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc tổ chức lại đơn vị hành chính.

Về các nền tảng số, hệ thống thông tin phục vụ chính phủ điện tử, chính phủ số, chuyển đổi số, Bộ KH&CN đề nghị các địa phương rà soát, cập nhật, tổ chức lại các nền tảng số, hệ thống thông tin đang được vận hành, khai thác hoặc đang trong giai đoạn thiết kế, xây dựng, phát triển, đảm bảo phù hợp với mô hình tổ chức chính quyền địa phương mới, sẵn sàng hoạt động ngay khi quyết định tổ chức lại đơn vị hành chính có hiệu lực.

Rà soát, cập nhật các quy định, quy trình, quy chế quản lý, vận hành, khai thác các nền tảng số, hệ thống thông tin ngay sau khi các nền tảng số, hệ thống thông tin đó được tổ chức lại. Thời hạn hoàn thành trong vòng 15 ngày kể từ khi quyết định của cấp có thẩm quyền về việc tổ chức lại đơn vị hành chính có hiệu lực (dự kiến 15/7/2025).

Về dữ liệu, các Bộ, ngành, địa phương đồng bộ và liên thông dữ liệu giữa cấp xã, tỉnh và Trung ương sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính, tránh gián đoạn hoặc trùng lặp thông tin. Thực hiện sao lưu, dự phòng dữ liệu định kỳ nhằm bảo vệ thông tin quan trọng, đồng thời xây dựng các biện pháp, giải pháp bảo đảm an toàn dữ liệu, phòng chống rủi ro mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu. Tổ chức bàn giao dữ liệu đầy đủ, minh bạch giữa các đơn vị hành chính trước và sau khi sắp xếp; duy trì khả năng tra cứu dữ liệu cũ phục vụ công tác quản lý và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Đảm bảo duy trì kết nối hiện có, tăng cường chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống địa phương và Trung ương, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số. Thu thập, cập nhật, điều chỉnh dữ liệu chính xác, có tính kế thừa; bảo đảm tính toàn vẹn, tin cậy, an ninh, an toàn. Lưu trữ, kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng dữ liệu bảo đảm hiệu quả, đơn giản, thuận tiện cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong thực hiện dịch vụ công, thủ tục hành chính và các hoạt động khác...