Các loại hệ thống quản lý tri thức

Một hệ thống quản lý tri thức tạo ra các kết nối giữa thông tin được lưu trữ với kiến thức có khả năng thực hiện. Các hệ thống này giúp những người lao động tri thức tìm thấy thông tin họ cần, bất kể kho lưu trữ cụ thể nằm ở đâu. Các tổ chức có nhiều cách tiếp cận để tìm hoặc phát triển một hệ thống quản lý tri thức. Mỗi cách tiếp cận phụ thuộc vào quy mô tính toán cần thiết để lưu trữ, bảo mật, tổ chức và truy cập các yếu tố thông tin.

Các tổ chức nên nắm bắt sự khác biệt giữa các hệ thống được thiết kế cho các hành động sau:
Các hoạt động nhóm, nơi thông tin mang tính tham gia và tạm thời và nơi kho lưu trữ phục vụ như một hệ thống tham gia.
Các hoạt động quy mô doanh nghiệp, nơi thông tin có thẩm quyền và lâu dài và nơi kho lưu trữ phục vụ như một hệ thống hồ sơ.
Các hoạt động của nhóm bắt đầu với các phương pháp tốt nhất và các quy trình vận hành tiêu chuẩn mà những người lao động tri thức học được thông qua công việc. Bằng cách so sánh, các hoạt động ở quy mô doanh nghiệp yêu cầu các thông số kỹ thuật được xác định chính thức thường được xác định thông qua kết cấu thông tin.

Bảng bên trên nêu bật sự khác biệt giữa các loại hệ thống quản lý tri thức khác nhau, dựa trên cách chúng xử lý các loại tri thức khác nhau.

Các tổ chức nên xem xét cách các công nghệ và các phương thức tốt nhất ảnh hưởng đến các loại tri thức khác nhau. Đối với kiến thức hiện hữu, một số ví dụ như sau:

- Thông qua đào tạo tại chỗ, các thành viên trong nhóm học cách đặt tên tệp, xác định nơi lưu trữ chúng trong hệ thống tệp mạng và phát minh ra các thẻ để nắm bắt các danh mục đặc biệt.

- Đối với các hoạt động quy mô doanh nghiệp, công nhân thường dựa vào danh sách các thuật ngữ được xác định trước nhằm lưu trữ, phân loại cũng như sắp xếp các thông tin. Các thuật ngữ này được xác định thông qua một hoặc nhiều nguyên tắc phân loại được kiểm soát được chỉ định bởi một kết cấu thông tin.

Kiến thức tiềm ẩn và ngầm chia sẻ những điểm khác biệt giống nhau. Các hoạt động của nhóm được hỗ trợ dễ dàng thông qua các phương thức tốt nhất. Các hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào đầu tư vào các công nghệ máy tính mang tính sáng tạo.

Cách thiết kế quản lý tri thức

Để phát triển một lộ trình quản lý tri thức, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên dành các khoản đầu tư chiến lược vào kho lưu trữ và công nghệ thông tin liên quan. Họ cũng nên tận dụng các khoản đầu tư vào các hoạt động chuyên môn tốt nhất.

Những người lao động tri thức nên chú ý đến các luồng thông tin và các thuật ngữ được sử dụng để mô tả cách thức thực hiện công việc. Cho dù được xác định chính thức hay là một phần của văn hóa tổ chức, thì những mô tả và danh mục này sẽ tạo thành cơ sở cho kết cấu thông tin.

Cuối cùng, các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên nhận ra rằng việc triển khai hệ thống quản lý tri thức là một quá trình lặp đi lặp lại. Quá trình này bao gồm các bước sau:

1. Chọn một hệ thống. Ngay cả một hệ thống nộp hồ sơ bằng giấy dựa trên thuật ngữ đặc biệt cũng có thể là bước khởi đầu của kế hoạch nộp hồ sơ theo kiểu kỹ thuật số.

2. Tiến hành kiểm tra nội dung của các tài liệu kinh doanh có giá trị và xem xét các bước trong quy trình kinh doanh để xác định các loại nội dung và siêu dữ liệu quan trọng.

3. Xác định cách các tài nguyên CNTT hiện có - từ hệ thống tệp mạng đến hệ thống quản lý nội dung thế hệ tiếp theo - quản lý các danh mục này để cung cấp thông tin theo yêu cầu.

4. Sử dụng các kho lưu trữ hiện có bất cứ khi nào có thể và mở rộng chúng khi cần với các dịch vụ dựa trên điện toán đám mây.

5. Xác định các điểm tắc nghẽn và rào cản đối với thành công và phát triển các kế hoạch để giải quyết chúng.

Trong nhiều trường hợp, những tiến bộ ngày càng nhiều của công nghệ máy tính hoặc các phương thức chuyên môn tốt nhất có thể ảnh hưởng đến cách thức các tổ chức, doanh nghiệp chuyển đổi thông tin được lưu trữ thành tri thức có thể áp dụng được.