1. Xác lập tư cách pháp lý và chuẩn bị tài liệu:

 Để xác lập tư cách đại diện sở hữu công nghiệp của S&B Law, khách hàng cần cung cấp Giấy ủy quyền trong đó có thể hiện S&B Law là đại diện sở hữu công nghiệp và S&B Law có đủ thẩm quyền để thực thi, bảo vệ quyền tại Việt Nam.

Để có thể tiến hành xử lý hành vi xâm phạm quyền, chủ thể quyền phải cung cấp các tài liệu sau đây:

- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (03 bản); hoặc

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có xác nhận của Cục Sở hữu trí tuệ (03 bản); hoặc

- Bản sao có chứng thực Hợp đồng license đã được đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ

- Mẫu sản phẩm vi phạm và mẫu sản phẩm bị vi phạm (03 mẫu) nếu các sản phẩm này không phải là các sản phẩm dễ cháy, độc hại hoặc khó bảo quản; hoặc

- Ảnh chụp sản phẩm, dịch vụ vi phạm (03 bộ);

- Thông tin của bên vi phạm gồm tên công ty, địa điểm kinh doanh hoặc các giấy tờ tài liệu khác.

2. Giám định sở hữu trí tuệ

Giám định sở hữu trí tuệ là bước không bắt buộc, nhưng kết luận giám định lại là tài liệu quan trọng trong quá trình xử lý vi phạm và được coi là nguồn chứng cứ để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc. Do đó, giám định sở hữu trí tuệ là bước nên thực hiện trước khi tiến hành xử lý vi phạm chính thức.

Tài liệu cần thiết cho việc giám định bao gồm:

Tờ khai theo mẫu (S&B LAW cung cấp);

Giấy ủy quyền (S&B LAW cung cấp);

Tài liệu chứng minh quyền của chủ thể quyền (bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hoặc bản sao giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có xác nhận của Cục Sở hữu trí tuệ);

Tài liệu chứng minh hành vi xâm phạm của bên bị nghi ngờ (Mẫu vật hoặc ảnh chụp dấu hiệu vi phạm);

Thời hạn để giám định thường nằm trong khoảng từ 7 đến 15 ngày làm việc.

 Chi phí giám định (bao gồm phí dịch vụ và lệ phí chính thức): tùy theo vụ việc và thời gian yêu cầu giám định

3. Xử lý vi phạm   

Dựa vào kết quả giám định, chủ thể quyền có thể lựa chọn các phương án sau đây để xử lý hành vi xâm phạm quyền.

 Phương án 1: Dịch vụ cảnh báo.

Trong trường hợp khách hàng đồng ý thực hiện theo phương án này, S&B Law sẽ gửi thư cảnh báo đến bên vi phạm.

Trong trường hợp bên vi phạm không thực hiện các yêu cầu trên hoặc thực hiện không đầy đủ thì chủ thể quyền có thểm xem xét phương án 2 dưới đây.

 Chú ý: Phương án này không phải là phương án bắt buộc theo quy định hiện hành.

 Phương án 2: Yêu cầu cơ quan chức năng xử lý hành vi xậm phạm của bên vi phạm (biện pháp hành chính)

 Theo phương án này S&B Law sẽ soạn thảo các tài liệu cần thiết và nộp đơn yêu cầu xử lý xâm phạm ra cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tùy theo từng địa phương, tính chất của vụ việc mà cơ quan có thẩm quyền có thể được chọn theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 97/2010/NĐ-CP;
Tài liệu cần thiết cho việc thực hiện phương án này bao gồm:

Giấy ủy quyền (S&B LAW cung cấp);

Đơn yêu cầu xử lý hành vi xâm phạm quyền;

Tài liệu chứng minh tư cách chủ thể quyền (bản sao có chứng thực hoặc bản sao có xác nhận của NOIP).

Tài liệu chứng minh hành vi xâm phạm của bên bị xử lý (Mẫu vật hoặc ảnh chụp dấu hiệu vi phạm);

Kết luận giám định của Viện khoa học sở hữu trí tuệ;

 Các tài liệu khác có khả năng sử dụng trong quá trình xử lý của cơ quan có thẩm quyền;

Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được đơn yêu cầu xử lý, có quan có thẩm quyền phải kiểm tra tính hợp lệ của đơn yêu cầu xử lý. Trong trường hợp đơn chưa cung cấp đầy đủ tài liệu, chứng cứ thì cơ quan có thẩm quyền yêu cầu chủ thể quyền cung cấp, bổ sung trong vòng 30 ngày tính từ ngày ra yêu cầu.

Trong vòng 30 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo cho bên yêu cầu về dự định thời gian, biện pháp xử lý, thủ tục xử lý và yêu cầu chủ thể quyền hợp tác hỗ trợ trong quá trình thanh tra, kiểm tra, xác minh và xử lý vi phạm.