Một môi trường kinh doanh an toàn, chấp nhận và thậm chí còn tôn vinh việc chấp nhận rủi ro và quá trình học hỏi từ thất bại là những yếu tố rất quan trọng đối với đổi mới sáng tạo, đặc biệt khi những nỗ lực đổi mới sáng tạo đó mang tính chất biến đổi cao. Một phương pháp tiếp cận hoặc giải pháp mới càng có khả năng phá vỡ hiện trạng, thì càng nhanh chóng phát sinh các kháng thể trong tổ chức để giảm thiểu mối đe dọa. Điều này đặc biệt đúng với trường hợp chính phủ, nơi mà việc tiêu tốn tiền thuế cho những nỗ lực không thành công bị lên án, và thất bại trong các lĩnh vực quan trọng đối với lợi ích quốc gia - từ chăm sóc sức khỏe, thuế cho đến an ninh quốc gia - được cả quan chức chính phủ lẫn người đóng thuế coi là không thể chấp nhận được.

Để giảm thiểu những rủi ro này và cho phép phát triển các giải pháp đầy hứa hẹn mà không phải đầu hàng trước những lo lắng về rủi ro thể chế, nhiều tổ chức khu vực công đã bắt đầu thành lập các đơn vị đổi mới sáng tạo chính quy. Nhưng các đơn vị này rất khác nhau về hoạt động và chức năng, và yếu tố then chốt dẫn đến thành công của các đơn vị này là liệu chúng có thực sự được hoạch định với tinh thần hỗ trợ các hoạt động mà chúng được cho là đang thực hiện hay không. Cũng giống như trong kiến trúc, hình thức phải tuân theo chức năng, còn các đơn vị đổi mới sáng tạo hiệu quả nhất đã cân nhắc kỹ lưỡng cách sắp xếp các mục tiêu, hoạt động và năng lực hỗ trợ của họ.

Cách đơn giản để nghĩ về cách một đơn vị đổi mới sáng tạo nên được hoạch định như thế nào là xem xét liệu đơn vị đó tập trung vào việc lấy ý tưởng từ các nguồn bên trong hay bên ngoài và liệu nó có tập trung vào phát triển giải pháp hay thúc đẩy đổi mới sáng tạo giữa các nhóm liên quan khác hay không.

Xây dựng giải pháp nội bộ (định hướng nội bộ, tập trung vào giải pháp)

Ở khu vực tư nhân, một số mô hình đơn vị đổi mới sáng tạo phổ biến nhất là những mô hình tập trung vào phát triển các giải pháp nội bộ. Từ các skunkwork (dự án bí mật hàng đầu, đôi khi được coi là dự án đen), đến các cửa hàng thử nghiệm, các studio, những nhóm này tuyển dụng các cá nhân có kỹ năng để đưa các ý tưởng vào cuộc sống với vai  trò như những giải pháp hữu hình. Những người này có thể là nhà thiết kế sản phẩm, người viết mã, nhà khoa học hành vi xã hội, thường sử dụng các kỹ thuật linh hoạt và dựa trên thiết kế như tạo mẫu nhanh, thử nghiệm A/B và khung dây để khám phá tiềm năng của các khái niệm giải pháp mới với chi phí tối thiểu. Ở khu vực công, các nhóm như Văn phòng Cơ khí Đô thị Mới của Thị trưởng ở Boston, Mỹ, thực hiện các chức năng này bằng cách khám phá các phương pháp tiếp cận mới để cải thiện đời sống của người dân Boston. Bằng cách phát triển, thử nghiệm và đánh giá các giải pháp mới, và sau đó biến các giải pháp hiệu quả thành các chương trình bền vững, nhóm là nhà cung cấp giải pháp nội bộ cho những thách thức mà Boston phải đối mặt. Cơ quan Dịch vụ kỹ thuật số của Mỹ cũng cung cấp năng lực phát triển giải pháp nội bộ tương tự cho Chính phủ liên bang bằng cách xây dựng các sản phẩm kỹ thuật số mới cho một số cơ quan khác nhau.

"Xoay" từ các giải pháp bên ngoài (định hướng bên ngoài, tập trung vào giải pháp)

Các đơn vị đổi mới sáng tạo khác tập trung vào xác định các giải pháp bên ngoài, và sau đó sửa đổi chúng để sử dụng nội bộ. Giống như một nhóm liên doanh trong một công ty lớn, các nhóm này tập trung vào việc “xoay” các giải pháp đầy hứa hẹn và điều chỉnh chúng khi để phù hợp với bối cảnh khu vực công. Các tổ chức này thường yêu cầu những năng lực quét tầm nhìn (đánh giá có hệ thống những mối đe dọa tiềm tàng) và thu thập nhanh chóng để theo kịp các giải pháp mới đầy hứa hẹn và thu mua chúng để sử dụng trong khu vực công, cũng như các bộ kỹ năng thiết kế lấy con người làm trung tâm để điều chỉnh các giải pháp cho phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan trong khu vực công. Ví dụ: Trung tâm tăng tốc đổi mới sáng tạo của Chương trình Lương thực Thế giới (WFP) điều chỉnh các mô hình kinh doanh và công nghệ mới để sử dụng trong các chuỗi cung ứng và thị trường thực phẩm. Nó không tập trung vào việc phát minh ra các công nghệ mới mà là các giải pháp “mở rộng quy mô”. WFP trao thưởng 150.000 USD cho việc xây dựng được bằng chứng khái niệm cho các ý tưởng đầy hứa hẹn và sau đó làm việc trực tiếp với người tạo giải pháp để phát triển chúng cho các nhu cầu nhiệm vụ của WFP.

Tại Mỹ, Cơ quan Giảm thiểu đe dọa Quốc phòng được thành lập để liên tục tìm kiếm những năng lực thương mại mới nhất và nhanh chóng thu mua các giải pháp hứa hẹn cho Bộ Quốc phòng. Cơ quan Nghiên cứu và Phát triển Y sinh Tiến bộ của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh đã thực hiện một chức năng tương tự về y tế trong Bộ phận Nghiên cứu, Đổi mới và Doanh nghiệp, tập trung vào xác định các giải pháp an ninh sức khỏe có tiềm năng trong các hệ sinh thái đổi mới sáng tạo hiện có và đầu tư vào các công ty này với vai trò là một phần của quan hệ đối tác công tư.

Kích hoạt hệ sinh thái đổi mới sáng tạo (định hướng bên ngoài, tập trung vào hỗ trợ)

Ở khu vực công, một tổ chức không thực sự phải tự phát triển các giải pháp để thúc đẩy đổi mới sáng tạo cho phù hợp với các ưu tiên hoạt động hoặc chương trình của mình. Lý do là bởi vì các tổ chức khác thường tập trung vào các lĩnh vực tương tự hoặc giống như vậy — từ cải thiện các thành quả quả y tế cộng đồng, giảm nghèo, tăng tiếp cận tới các cơ hội giáo dục. Tuy vậy, giá trị lớn nhất đôi khi có thể bắt nguồn từ việc hỗ trợ cho những người khác đổi mới sáng tạo hiệu quả hơn.

Một số đơn vị đổi mới sáng tạo được hoạch định để thực hiện vai trò “người kích hoạt hệ sinh thái” này bằng cách tạo ra các động lực mới thông qua các giải thưởng thử thách, hỗ trợ cho những đơn vị khác đổi mới thông qua dữ liệu mở hoặc tập hợp các nhóm khác tham gia các hoạt động như hackathon. Những tổ chức này phải có khả năng nhanh chóng đánh giá các tác nhân khác trong hệ sinh thái của họ, thiết lập quan hệ đối tác đổi mới mạnh mẽ và xác định đúng vai trò thực hiện vào đúng thời điểm để tạo ra giá trị lớn nhất. Chính phủ Đan Mạch hỗ trợ chương trình GovTech để giúp các công ty khởi nghiệp công nghệ cung cấp các giải pháp mới nhằm tạo ra giá trị cho khu vực công.

Nhóm Thực nghiệm Phần Lan được thành lập tại văn phòng thủ tướng Phần Lan vào năm 2015 để thúc đẩy văn hóa thử nghiệm. Nhóm đã khởi chạy một nền tảng kỹ thuật số gọi là Kokeilunpaikka (có nghĩa là “nơi thử nghiệm”) để khuyến khích người dân tìm hiểu về các thí nghiệm và cũng như tự thiết kế cho họ. Trong một trường hợp, một nhóm y tá đã đệ trình ý tưởng về áo khoác robot có thể giúp họ nâng đỡ những bệnh nhân ốm yếu. Trung tâm tăng tốc KidneyX Innovation Accelerator — thành lập vào năm 2018 dưới dạng hợp tác công tư giữa Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Mỹ và Hiệp hội Thận học Mỹ sử dụng các thử thách có giải thưởng được huy động từ cộng đồng và các phương tiện khác để giúp các công ty khởi nghiệp ở giai đoạn đầu phát triển các loại thuốc và liệu pháp sáng tạo.

Tạo điều kiện thuận lợi cho đổi mới sáng tạo từ bên trong (định hướng nội bộ, tập trung vào khả năng hỗ trợ)

Cuối cùng, một số đơn vị đổi mới sáng tạo hoạt động như chất xúc tác tập trung vào nội bộ, bằng cách giúp các nhóm khác trong tổ chức hoặc mạng lưới trực tiếp của họ đổi mới dễ dàng hơn. Các tổ chức này thực hiện các chức năng như đào  tạo nhân viên trong tổ chức, cung cấp các cơ chế để nhân viên truyền đạt những ý tưởng đổi mới của họ cho lãnh đạo tổ chức và phát hành bộ công cụ để giúp đẩy nhanh nỗ lực đổi mới. Ví dụ, Phòng thí nghiệm tại Văn phòng Quản lý Nhân sự, là trung tâm giáo dục của chính phủ Liên bang Mỹ nhằm để xây dựng năng lực thiết kế lấy con người làm trung tâm trong lực lượng lao động khu vực công, thông qua học tập dựa trên dự án, một chương trình học thiết kế toàn diện và lãnh đạo tư tưởng về thiết kế trong chính phủ. Tương tự như vậy, Cơ sở Đổi mới sáng tạo của Chương trình Phát triển Liên hiệp quốc giúp các văn phòng quốc gia thử nghiệm các công nghệ tiên tiến và các phương pháp tiếp cận mới với nỗ lực mang lại kết quả tốt hơn. Kể từ khi thành lập, Cơ sở Đổi mới đã hỗ trợ hơn 140 thử nghiệm cấp quốc gia, trên 87 quốc gia và vùng lãnh thổ.

Những mô hình này không loại trừ lẫn nhau, mà chúng có thể giúp một cơ quan chính phủ bắt đầu nghĩ tới các loại hoạt động để tập trung nỗ lực đổi mới sáng tạo. Nhiều đơn vị đổi mới sáng tạo là những hình thức lai tạo của các nguyên mẫu trên. Tuy nhiên, nghiên cứu các loại hoạt động mà một đơn vị đổi mới sáng tạo có thể áp dụng là bước đầu tiên quan trọng để xác định cơ cấu tổ chức, các bộ kỹ năng và cơ sở hạ tầng cần thiết để tạo nên thành công cho đơn vị.

Cần chú ý rằng sự tồn tại của một trong những đơn vị đổi mới sáng tạo này không loại trừ những nỗ lực lớn hơn để hệ thống hóa đổi mới sáng tạo trong một tổ chức. Các nhà lãnh đạo đổi mới và hiệu quả nhất khuyến khích nhân viên của họ chấp nhận rủi ro mang tính chiến lược, cung cấp các cơ hội đào tạo và xây dựng kỹ năng khác, đồng thời tạo động lực để thúc đẩy các hoạt động liên quan đến đổi mới sáng tạo. Tuy nhiên, khi phải đối mặt với các bộ máy tổ chức quan liêu đầy thách thức hoặc các rào cản khác có thể giết chết những nỗ lực đổi mới trước khi chúng có cơ hội chứng minh giá trị của mình, thì một đơn vị đổi mới riêng biệt có thể tỏ ra có lợi.

Một vài dữ liệu

Hơn 125 phòng thí nghiệm đổi mới chính sách và chính phủ trên khắp thế giới.

Tính đến tháng 6 năm 2018, Liên minh Châu Âu là nơi có 78 phòng thí nghiệm chính sách để đưa ra các ý tưởng đổi mới và chuyển chúng thành các đề xuất chính sách.

Ít nhất 27 thành phố ở Mỹ, Canada, Israel và Pháp nằm trong chương trình các nhóm thành phố đổi mới sáng tạo của Bloomberg Philanthropies (i- team).

Hơn 30 hộp sandbox quản lý tài chính đã được ra thành lập trên toàn thế giới.

Một số việc cần làm

Xem xét liệu một đơn vị đổi mới có phù hợp với tổ chức của bạn hay không. Các cấu trúc, hệ thống và môi trường quản lý hiện có trong tổ chức có gây khó khăn cho quá trình thử nghiệm không? Việc bảo vệ những nỗ lực này có mang lại lợi ích không?

Xác định những mục tiêu mà đơn vị đổi mới sẽ tập trung đạt được thông qua đổi mới. Bắt đầu từ việc nhỏ, xác định rõ ràng các lĩnh vực trọng tâm và nguyện vọng cho đơn vị đổi mới mới.

Xác định các chức năng của đơn vị. Đơn vị đổi mới sẽ tập trung vào những loại hoạt động nào để đưa những khát vọng của mình vào cuộc sống? Nó sẽ tập trung vào xác định và thực hiện các giải pháp cho tổ chức của mình hay vào việc giúp đỡ những tổ chức khác phát triển các giải pháp? Nó sẽ được định hướng bên ngoài hay bên trong?

Thiết kế mô hình hoạt động. Xác định những nghiên cứu về quản trị, lực lượng lao động, đánh giá, tài trợ, cơ sở hạ tầng và quy trình, cần phải được giải quyết để đơn vị mới thành công.

Lợi ích tiềm năng

- Bảo vệ những nỗ lực đổi mới - đặc biệt là những nỗ lực có tiềm năng đột phá;

- Giới thiệu bộ kỹ năng mới;

- Tăng hiệu quả và phối hợp trong các nỗ lực đổi mới sáng tạo.

Các yếu tố rủi ro

- Các nỗ lực không được phối hợp do điều chỉnh lệch hoạt động so với thiết kế tổ chức;

- Đưa ra những thách thức cơ sở hạ tầng quá lớn ở cấp độ tổ chức;

- Nhận thức về đổi mới mờ nhạt so với phần còn lại của tổ chức.